Déclaration de confidentialité

Dernière mise à jour : 20/10/2026 · Projet

1. Qui traite vos données ?

FLEXXO SRL, Industrielaan 32, 3730 Bilzen-Hoeselt, Belgique, numéro d’entreprise et de TVA BE 1039.635.904 (ci-après « Flexxo »). Flexxo fait partie du TRIXXO Group.

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse [ADRESSE E-MAIL DE CONTACT PRIVACY À COMPLÉTER]. Coordonnées du délégué à la protection des données, si désigné : [CONTACT DU DPO SI APPLICABLE].

Selon le service concerné, Flexxo peut agir en qualité de responsable du traitement, déterminer certaines finalités et moyens conjointement avec un tiers ou intervenir comme sous-traitant pour le compte d'un client. Lorsque le client ou un partenaire agit comme responsable indépendant, sa propre déclaration de confidentialité est également pertinente. [CONFIRMER LES RÔLES POUR CHAQUE SERVICE ET PARTENAIRE].

2. À qui s’adresse cette déclaration ?

Elle concerne les candidats, flexi-jobbers, étudiants, intérimaires et autres travailleurs inscrits, proposés ou mis au travail via Flexxo, ainsi que les personnes de contact de nos clients professionnels et les visiteurs de nos sites et outils numériques.

3. Quelles données collectons-nous ?

• Identité et coordonnées : nom, adresse, date de naissance, coordonnées et, uniquement lorsque c’est nécessaire et autorisé par la loi, numéro d’identification ou numéro de registre national.
• Profil et disponibilité : expérience professionnelle pertinente, disponibilités, missions recherchées, qualifications nécessaires et informations permettant de vérifier les conditions applicables au statut d’occupation.
• Contrats et prestations : employeur ou client, lieu de mission, contrats et signatures, horaires, heures prestées, absences dans la mesure nécessaire et données déclaratives, notamment Dimona.
• Paie et paiement : numéro de compte bancaire, salaires, indemnités, fiches de paie, versements et données sociales ou fiscales requises pour établir correctement la rémunération.
• Utilisation des outils : compte utilisateur, messages, demandes d’assistance, journaux techniques et informations nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de nos services.
• Contacts professionnels : nom, fonction, entreprise et coordonnées des employeurs et autres interlocuteurs.

Nous ne demandons pas de catégories particulières de données, telles que les données de santé, sauf lorsqu’un traitement précis est nécessaire et légalement autorisé. Des garanties supplémentaires et une base juridique appropriée s’appliquent alors. [VÉRIFIER LES ÉVENTUELS TRAITEMENTS DE DONNÉES SENSIBLES OU PÉNALES].

4. D’où proviennent ces données ?

Vous pouvez nous communiquer vos données directement, lors de votre inscription ou dans le cadre d’une mission. Nous pouvons aussi les recevoir de l’employeur qui vous invite, d’une entité du TRIXXO Group impliquée dans le service ou d’un partenaire qui nous les transmet légalement. Lorsque les données ne sont pas collectées directement auprès de vous, nous vous informons de leur origine et de leur utilisation conformément au RGPD.

5. Pourquoi traitons-nous vos données et sur quelle base légale ?

Finalité	Base juridique
Inscription d’un candidat, examen d’une demande et préparation d’une éventuelle mission.	Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD) ou, selon les circonstances, intérêt légitime dans l’organisation de notre service (art. 6.1.f).
Création, signature, gestion et exécution des contrats, missions et prestations.	Exécution d’un contrat (art. 6.1.b) et, si nécessaire, obligations légales (art. 6.1.c).
Dimona et autres déclarations obligatoires, calcul des salaires, fiches de paie et formalités sociales et fiscales.	Respect des obligations légales (art. 6.1.c) et, le cas échéant, exécution d’un contrat (art. 6.1.b).
Versement des salaires et indemnités, échanges nécessaires avec le client et les prestataires concernés.	Exécution d’un contrat (art. 6.1.b) et obligations légales (art. 6.1.c).
Gestion des demandes, des incidents, des accès et de la sécurité de la plateforme.	Intérêt légitime à assurer un service sûr et fiable (art. 6.1.f), ou obligation légale lorsque celle-ci existe.
Prise de contact à la suite d’une demande de démonstration ou de renseignements.	Mesures prises à votre demande (art. 6.1.b) ou intérêt légitime lié à la communication professionnelle (art. 6.1.f), selon la situation.

Lorsque le traitement repose sur notre intérêt légitime, nous mettons en balance cet intérêt avec vos droits et attentes. Pour toute finalité indépendante supplémentaire, nous demandons votre consentement si cela est requis ou nous vous indiquons une autre base juridique appropriée. Vos données ne sont pas communiquées à des fins commerciales sans lien avec le service sans base légale valable.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

Pour assurer correctement notre service de gestion numérique de la paie et de l’occupation, nous pouvons transmettre les seules données nécessaires aux catégories de destinataires suivantes :

• Employeurs et clients : pour organiser votre mission, évaluer les informations pertinentes pour une occupation précise, établir les documents et valider les prestations.
• Partenaires opérationnels externes : prestataires de paie et de gestion administrative, de signature ou d’identification électronique, fournisseurs informatiques, hébergeurs et éditeurs de logiciels.
• Institutions financières et conseillers professionnels : lorsque cela est nécessaire aux paiements, à la comptabilité, au contrôle ou à l’assistance juridique.
• Entités du TRIXXO Group : dans la seule mesure où elles interviennent dans le dossier, l’assistance ou le service convenu.
• Autorités et organismes compétents : notamment les administrations sociales, du travail et fiscales lorsque la loi exige une communication.

Un partenaire peut agir comme sous-traitant, uniquement sur nos instructions, ou comme responsable du traitement indépendant, par exemple lorsqu’un employeur utilise les données dans sa propre gestion du personnel. Les sous-traitants sont encadrés par un contrat approprié lorsque la loi l’exige. Les responsables indépendants appliquent également leur propre politique de confidentialité. [VÉRIFIER LA LISTE DES PARTENAIRES, DES DESTINATAIRES ET LEURS RÔLES].

Nous ne vendons pas les données des candidats ni les données de paie. Toute communication destinée à une nouvelle finalité indépendante nécessite une base juridique valable et une information adéquate de la personne concernée.

7. Pendant combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conservons vos données que pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies. Les contrats, documents sociaux, données salariales et pièces comptables sont soumis aux durées de conservation prévues par la loi. Des délais distincts et proportionnés s’appliquent aux profils qui n’ont pas donné lieu à une mission, aux demandes d’assistance et aux journaux techniques.

À compléter avant publication : [DURÉE DE CONSERVATION DES CANDIDATURES SANS MISSION], [DURÉE DES DOSSIERS D’OCCUPATION ET DE PAIE], [DURÉE DES COMPTES ET JOURNAUX TECHNIQUES], [DURÉE DES DEMANDES DE CONTACT]. À l’expiration des délais applicables, nous supprimons ou anonymisons les données, sauf si leur conservation reste nécessaire pour respecter la loi ou défendre des droits.

8. Comment protégeons-nous les données ?

Nous prévoyons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques. L’accès est limité aux personnes et partenaires qui ont besoin de ces informations pour leur mission. [VALIDER LES MESURES CONCRÈTES, LE LIEU D’HÉBERGEMENT ET LES SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS].

9. Des données sont-elles transférées hors de l’Espace économique européen ?

[CONFIRMER SI L’HÉBERGEMENT OU LES PARTENAIRES IMPLIQUENT DES TRAITEMENTS HORS EEE]. Si des données sont transférées en dehors de l’Espace économique européen, nous appliquons les conditions prévues par le RGPD, notamment une décision d’adéquation ou des garanties appropriées. Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties, lorsqu’elles s’appliquent, auprès de notre contact privacy.

10. Quels sont vos droits ?

Dans les conditions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer à certains traitements ou demander leur portabilité. Si un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans remettre en cause les traitements déjà effectués légalement. Certains documents doivent toutefois être conservés en vertu de la loi.

Adressez votre demande à [ADRESSE E-MAIL DE CONTACT PRIVACY À COMPLÉTER]. Nous répondons en principe dans le mois. Ce délai peut être prolongé dans les cas prévus par la loi. Nous pouvons vérifier votre identité pour protéger vos données.

11. Quelles informations devez-vous fournir ?

Certaines données sont nécessaires pour organiser légalement la mission, effectuer les déclarations sociales et verser le salaire. Sans celles-ci, le service concerné peut ne pas pouvoir être fourni. Les données facultatives sont distinguées autant que possible au moment de leur collecte.

12. Prenons-nous des décisions uniquement automatisées ?

[CONFIRMER S’IL EXISTE DES DÉCISIONS PRODUISANT DES EFFETS JURIDIQUES OU DES EFFETS SIMILAIREMENT SIGNIFICATIFS PRISES UNIQUEMENT DE MANIÈRE AUTOMATISÉE ; SI OUI, DÉCRIRE LA LOGIQUE, LES CONSÉQUENCES ET LES GARANTIES]. La simple automatisation administrative, par exemple pour traiter des prestations ou des documents, n’équivaut pas nécessairement à ce type de décision.

13. Site internet et cookies

Vous trouverez des précisions concernant les cookies et technologies similaires dans notre politique des cookies. À ce stade, le formulaire de démonstration du prototype ne transmet aucune donnée à un serveur externe. Cette situation devra être réévaluée lors de l’intégration technique du site définitif.

14. Réclamations et modifications

En cas de question ou de préoccupation, nous vous invitons à nous contacter. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. Nous pouvons adapter cette déclaration si nos services, partenaires ou obligations légales évoluent. La version en vigueur est publiée sur cette page.