Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 20/10/2026 · Conceptversie

1. Wie verwerkt je gegevens?

FLEXXO BV, Industrielaan 32, 3730 Bilzen-Hoeselt, België, ondernemings- en btw-nummer BE 1039.635.904 (hierna “Flexxo”). Flexxo maakt deel uit van de TRIXXO Group.

Voor privacyvragen of de uitoefening van je rechten kun je ons bereiken via [E-MAILADRES PRIVACYCONTACT INVULLEN]. Contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming, voor zover aangesteld: [DPO-CONTACT INDIEN VAN TOEPASSING].

Afhankelijk van de concrete dienstverlening kan Flexxo zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn, samen met een andere partij doelen en middelen bepalen, of bepaalde handelingen uitvoeren als verwerker namens een opdrachtgever. Waar een opdrachtgever of externe partner zelfstandig verantwoordelijk is voor zijn verwerking, is diens eigen privacyverklaring eveneens van toepassing. [ROLVERDELING PER DIENST EN PARTNER BEVESTIGEN].

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor kandidaten, flexi-jobbers, jobstudenten, uitzendkrachten en andere personen die via Flexxo worden geregistreerd, voorgesteld of tewerkgesteld, voor contactpersonen van zakelijke klanten en voor bezoekers van onze website of digitale toepassingen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

• Identiteit en contact: naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en, uitsluitend waar nodig en wettelijk toegelaten, een identificatie- of rijksregisternummer.
• Profiel en inzetbaarheid: relevante werkervaring, beschikbaarheid, gewenste opdrachten, noodzakelijke kwalificaties en gegevens die nodig zijn om een wettelijk toegelaten tewerkstellingsstatuut te beoordelen.
• Contracten en prestaties: werkgever of opdrachtgever, opdrachtlocatie, contract- en ondertekengegevens, arbeidstijden, gepresteerde uren, afwezigheidsgegevens voor zover noodzakelijk en aangiftegegevens zoals Dimona.
• Payroll en betaling: rekeningnummer, loon- en vergoedingsgegevens, loonbrieven, betalingen en sociale of fiscale gegevens voor zover vereist voor correcte loonverwerking.
• Digitale interacties: accountgegevens, berichten, supportvragen, loggegevens en technische informatie die nodig is voor de werking en beveiliging van onze toepassingen.
• Zakelijke contacten: naam, functie, bedrijf en contactgegevens van werkgevers en andere zakelijke contactpersonen.

We vragen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, tenzij dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is voor een specifiek doel. Dan gelden bijkomende bescherming en een passende rechtsgrond. [EVENTUELE VERWERKING VAN BIJZONDERE OF STRAFRECHTELIJKE GEGEVENS CONCREET NAKIJKEN].

4. Waar komen de gegevens vandaan?

We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou wanneer je een account aanmaakt, je inschrijft of documenten invult. We kunnen ook informatie ontvangen van de werkgever of opdrachtgever die je uitnodigt, van betrokken TRIXXO-vennootschappen of van andere partners die je gegevens rechtmatig aan ons bezorgen. Wanneer gegevens niet rechtstreeks bij jou werden verzameld, informeren we je volgens de toepasselijke GDPR-regels over de bron, het doel en het gebruik ervan.

5. Waarom verwerken we gegevens en op welke rechtsgrond?

Doel	Rechtsgrond
Kandidatenregistratie, behandeling van een aanvraag en voorbereiding van een mogelijke tewerkstelling.	Stappen vóór een overeenkomst op jouw verzoek (art. 6.1.b GDPR), of waar toepasselijk gerechtvaardigd belang voor het organiseren van de dienstverlening (art. 6.1.f).
Opstellen, ondertekenen, beheren en uitvoeren van contracten, opdrachten en prestaties.	Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b) en waar nodig wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c).
Dimona en andere verplichte aangiften, loonberekening, loonbrieven, sociale en fiscale administratie en wettelijke rapportering.	Naleving van wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c) en, waar relevant, uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b).
Betaling van lonen en vergoedingen en afstemming met de betrokken opdrachtgever en dienstverleners.	Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b) en wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c).
Afhandeling van vragen, incidenten, toegangsbeheer en beveiliging van het platform.	Gerechtvaardigd belang om de dienstverlening veilig en betrouwbaar te organiseren (art. 6.1.f), of een wettelijke verplichting waar die bestaat.
Contact opnemen naar aanleiding van een demo- of informatieaanvraag.	Stappen op verzoek van de betrokkene (art. 6.1.b), of gerechtvaardigd belang voor zakelijke communicatie (art. 6.1.f), naargelang de situatie.

Waar we ons beroepen op gerechtvaardigd belang, wegen we dat belang af tegen je rechten en verwachtingen. Voor andere, losstaande doeleinden vragen we indien nodig afzonderlijk toestemming of vermelden we vooraf de passende rechtsgrond. Je gegevens worden niet zonder geldige basis voor ongerelateerde commerciële doeleinden gedeeld.

6. Met wie delen we gegevens?

Om de digital-payrolldienstverlening correct uit te voeren, kunnen we de noodzakelijke gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

• Werkgevers en opdrachtgevers: om je inzet te organiseren, je gegevens en geschiktheid voor een concrete opdracht te beoordelen, contracten op te maken en prestaties te controleren. We beperken de doorgifte tot wat voor de opdracht nodig is.
• Externe operationele partners: bijvoorbeeld payroll- en administratieve dienstverleners, digitale onderteken- of identificatiediensten, IT- en hostingpartners en ondersteunende softwareleveranciers.
• Financiële instellingen en beroepsadviseurs: voor betalingsverkeer, boekhouding, controles of rechtsbijstand wanneer noodzakelijk.
• TRIXXO Group-vennootschappen: alleen wanneer betrokken bij je dossier, ondersteuning of de afgesproken dienstverlening.
• Overheden en bevoegde instanties: onder meer sociale zekerheids-, arbeids- en fiscale instanties wanneer doorgifte wettelijk verplicht is.

Externe partners kunnen verwerker zijn, die uitsluitend in onze opdracht handelt, of zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld wanneer een werkgever gegevens gebruikt voor zijn eigen personeelsbeheer. Met verwerkers sluiten we waar vereist een verwerkingsovereenkomst. Bij zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken zijn ook hun privacyvoorwaarden relevant. [PARTNERLIJST, ONTVANGERS EN ROLLEN CONTROLEREN].

We verkopen geen kandidaten- of payrollgegevens. Doorgifte aan andere partijen voor een nieuw, zelfstandig doel vraagt een eigen geldige rechtsgrond en de vereiste informatie aan de betrokkene.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Voor contracten, sociale documenten, loonadministratie en boekhouding houden we rekening met de wettelijk verplichte bewaartermijnen. Voor niet-tewerkgestelde kandidaatprofielen, supportverzoeken en technische logs bepalen we afzonderlijke, proportionele termijnen.

Vóór publicatie in te vullen: [BEWAARTERMIJN NIET-TEWERKGESTELDE KANDIDATEN], [BEWAARTERMIJN TEWERKSTELLINGS- EN LOONDOSSIERS], [BEWAARTERMIJN ACCOUNT EN LOGGEGEVENS], [BEWAARTERMIJN CONTACTAANVRAGEN]. Na het verstrijken van een termijn wissen of anonimiseren we gegevens, behalve voor zover bewaring noodzakelijk blijft voor een wettelijke verplichting of geschil.

8. Hoe beschermen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s. Toegang wordt beperkt tot personen en partijen die de informatie nodig hebben voor hun taak. [CONCRETE BEVEILIGINGSMAATREGELEN, HOSTINGLOCATIE EN SUBVERWERKERS NOG VALIDEREN].

9. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

[BEVESTIGEN OF HOSTING OF EXTERNE PARTNERS GEGEVENS BUITEN DE EER VERWERKEN]. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebeurt dat uitsluitend volgens de toepasselijke GDPR-voorwaarden, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen. Waar van toepassing kun je informatie over die waarborgen opvragen via het privacycontact.

10. Welke rechten heb je?

Je kunt, binnen de wettelijke voorwaarden, je gegevens inkijken, laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens laten overdragen. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming altijd intrekken zonder dat dit de eerdere rechtmatige verwerking aantast. Niet elk recht geldt onbeperkt: sommige gegevens moeten we wettelijk bewaren.

Stuur je verzoek naar [E-MAILADRES PRIVACYCONTACT INVULLEN]. We antwoorden normaal binnen één maand; bij complexe verzoeken kan die termijn onder de wettelijke voorwaarden worden verlengd. Om misbruik te voorkomen kunnen we je identiteit controleren.

11. Welke gegevens zijn verplicht?

Sommige gegevens zijn nodig om een tewerkstelling, sociale aangifte of loonbetaling wettelijk en praktisch mogelijk te maken. Als je die niet verstrekt, kunnen we de betreffende dienstverlening mogelijk niet uitvoeren. Andere gegevens zijn facultatief. Dit wordt waar mogelijk aangeduid wanneer we de gegevens opvragen.

12. Worden er uitsluitend geautomatiseerde beslissingen genomen?

[BEVESTIGEN OF ER BESLISSINGEN BESTAAN MET RECHTSGEVOLGEN OF VERGELIJKBARE AANZIENLIJKE GEVOLGEN DIE UITSLUITEND GEAUTOMATISEERD WORDEN GENOMEN; ZO JA, WERKING, GEVOLGEN EN WAARBORGEN BESCHRIJVEN]. Gewone administratieve automatisering, zoals het verwerken van uren of documenten, is niet automatisch zulke besluitvorming.

13. Website en cookies

Informatie over cookies en vergelijkbare technieken vind je in ons cookiebeleid. Het huidige websiteprototype verwerkt geen gegevens via het demoformulier naar een externe server; dat verandert pas na een afzonderlijk goedgekeurde technische koppeling.

14. Klachten en wijzigingen

Heb je een vraag of bezorgdheid, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze diensten, partners of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie vermelden we op deze pagina.